Wann wird eine Hausverwaltung benötigt?

Eine Hausverwaltung wird benötigt, wenn sich die Wohnungseigentümergemeinschaft aus mehr als 8 Wohneinheiten zusammensetzt oder eine eigenständige ordnungsgemäße Verwaltung der Immobilie nicht möglich ist. Das Wohnungseigentumsgesetz verlangt, dass die ordnungsgemäße Verwaltung der Immobilie gewährleistet ist.

Die Hausverwaltung übernimmt zahlreiche Pflichten wie die Erstellung der Hausordnung, die Verwaltung von Mieten sowie die Planung und Umsetzung von Instandhaltungsmaßnahmen. Wer eine zuverlässige Hausverwaltung benötigt, kann sich an Hausverwaltung Hamburg wenden.

Im Folgenden ist genau erklärt, wann eine Hausverwaltung Pflicht ist.

Eine Hausverwaltung ist Pflicht, wenn die Wohnungseigentümergemeinschaft aus mehr als 8 Wohneinheiten besteht. Bei einer WEG mit bis zu 8 Wohneinheiten ist es der Eigentümergemeinschaft möglich, die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums in Eigenverantwortung zu übernehmen.

Eine WEG mit mehr als 8 Wohneinheiten benötigt laut Wohnungseigentumsgesetz zwingend einen zertifizierten Verwalter, weil angenommen wird, dass die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums ab dieser Größe der WEG nicht mehr eigenverantwortlich durchgeführt werden kann. Die Hausverwaltung muss bei einer WEG mit mehr als 8 Wohneinheiten nicht notwendigerweise extern sein. Der WEG ist es erlaubt, einen zertifizierten Verwalter aus ihren eigenen Reihen zu stellen. Der zertifizierte Verwalter aus den eigenen Reihen übernimmt sämtliche Aufgaben, die sonst eine externe Hausverwaltung übernehmen würde.

Einer WEG mit bis zu 8 Wohneinheiten ist es erlaubt, die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums in Eigenverantwortung zu übernehmen, solange gewährleistet ist, dass die Verwaltung ordnungsgemäß verläuft. Ist die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinschaftlichen Gründen nicht mehr möglich, wird eine Hausverwaltung benötigt. Bei einer WEG mit bis zu 8 Wohneinheiten hat jeder Eigentümer das Recht, die Einstellung einer Hausverwaltung zu verlangen. Dem Verlangen nach einer Hausverwaltung durch einen Eigentümer ist auf der Eigentümerversammlung stattzugeben.

Bei einer Mietverwaltung besteht keine Pflicht zur Einstellung. Als alleiniger Eigentümer eines Mehrfamilienhauses bietet sich die Einstellung einer Mietverwaltung an, wenn die Verwaltungsaufgaben zu anspruchsvoll und zu zeitaufwendig sind, um vom Eigentümer bewältigt zu werden.

Die wichtigsten Pflichten, für die man eine Hausverwaltung benötigt, sind die Erstellung der Hausordnung, das Vereinnahmen und die Verwaltung der Mieten sowie die Instandhaltung. Die Hausverwaltung erstellt Nebenkostenabrechnungen, kümmert sich um die Verkehrssicherung und organisiert Inserate.

Die Hausverwaltung beruft die Eigentümerversammlung ein und führt sie durch, vertritt stets die Interessen der Eigentümer und übernimmt die Buchhaltung sowie die finanzielle Verwaltung der Immobilie. Wichtige Aufgaben der Hausverwaltung umfassen die Erstellung von Wirtschaftsplänen, die Dienstleisterkoordination, die Begehung der Wohnanlage und die Durchführung von Wohnungsübergaben.

Im Folgenden sind die wesentlichen Pflichten einer Hausverwaltung genau erklärt.

• Erstellung der Hausordnung: Die Hausverwaltung hat die Pflicht, die Hausordnung für das Zusammenleben in der Immobilie zu erstellen. Die Hausordnung regelt zum Beispiel, wo Bewohner des Hauses ihre Fahrräder abstellen dürfen und wie die Reinigung der gemeinschaftlichen Flächen gehandhabt wird. Die Hausverwaltung hängt die Hausordnung im Gebäude aus und stellt sie online verfügbar, sodass jeder Bewohner des Hauses sie einsehen kann. Der Hausverwalter stellt sicher, dass sich die Bewohner des Hauses an die Hausordnung halten und nimmt bei Verstößen Kontakt mit den entsprechenden Bewohnern auf.
• Vereinnahmen und Verwaltung der Mieten: Die Hausverwaltung kümmert sich um das Vereinnahmen und die Verwaltung der Mieten. Der Verwalter legt die Mieten so fest, dass eine hohe Nachfrage von potentiellen Mietern entsteht und gleichzeitig eine gute Rendite für den oder die Eigentümer gewährleistet ist. Mieteingänge werden von der Hausverwaltung regelmäßig geprüft, um fristgerechte Mietzahlungen sicherzustellen. Die Immobilienverwaltung setzt Mieterhöhungen durch und legt Instandhaltungskosten auf die Mieter um.
• Instandhaltung: Eine wichtige Aufgabe der Hausverwaltung ist die Instandhaltung, durch die der Zustand und der Wert der Immobilie erhalten bleiben. Instandhaltungsmaßnahmen, die durch die Hausverwaltung geplant und umgesetzt werden, sind zum Beispiel die Erneuerung der Fassade und die Installation eines neuen Daches. Zusätzlich zu Instandhaltungsmaßnahmen plant die Immobilienverwaltung Sanierungsmaßnahmen, um das Gebäude energieeffizienter zu machen. Mögliche Sanierungsmaßnahmen sind zum Beispiel die Optimierung von Dichtungen und die Installation einer neuen Heizungsanlage. Durch Sanierungsmaßnahmen steigt der Wert der Immobilie.
• Nebenkostenabrechnung: Eine wichtige Pflicht der Hausverwaltung ist die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Nebenkostenabrechnungen enthalten alle Kosten, die durch den laufenden Betrieb des Gebäudes entstehen und sich auf die Mieter umlegen lassen. Umlegbare Kosten sind zum Beispiel Kosten für die Gartenpflege und die Müllabfuhr. Die Hausverwaltung hat die Aufgabe, die Nebenkostenabrechnungen korrekt und nachvollziehbar zu erstellen sowie sie fristgerecht an die Mieter zu verschicken. Zu spät versendete Nebenkostenabrechnungen sind durch die Mieter anfechtbar.
• Verkehrssicherung: Die Hausverwaltung hat die Pflicht, die Verkehrssicherung der Immobilie sicherzustellen. Zur Verkehrssicherung gehören zum Beispiel die einwandfreie Funktion von Beleuchtungen im Treppenhaus und in den Außenanlagen, freie Gehwege und das Streuen von Salz im Winter.
• Organisation von Inseraten: Die Hausverwaltung erstellt Inserate für Online Portale, wenn eine Wohnung leer steht und neu vermietet werden muss. Für die Erstellung von Inseraten stellt die Hausverwaltung sicher, dass sich die Wohnung in einem guten Zustand befindet und macht aussagekräftige Fotos. Die Inserate sind informativ und wecken das Interesse von potentiellen neuen Mietern.
• Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung: Die Hausverwaltung hat die Pflicht, die Eigentümerversammlung der WEG einzuberufen und durchzuführen. Auf der Eigentümerversammlung besprechen die Eigentümer aktuelle Entwicklungen und fassen Beschlüsse. Die Hausverwaltung stellt auf der Eigentümerversammlung ihren Wirtschaftsplan vor und die Mitglieder stimmen über ihn ab. Die Eigentümerversammlung findet laut Gesetz mindestens einmal pro Jahr statt. Viele Hausverwaltungen führen die Eigentümerversammlung digital per Videokonferenz durch, damit möglichst viele WEG-Mitglieder die Möglichkeit haben, an der Versammlung teilzunehmen.
• Interessen der Eigentümer vertreten: Es ist die Pflicht der Hausverwaltung, stets die Interessen der Eigentümer zu vertreten. Im Interesse der Eigentümer stehen zum Beispiel Mieterhöhungen und Kostenumlagen. Die Hausverwaltung vertritt die Eigentümer zudem bei juristischen Angelegenheiten, zum Beispiel bei Streitigkeiten mit Mietern.
• Buchhaltung und finanzielle Verwaltung: Die Hausverwaltung übernimmt die Buchhaltung und die finanzielle Verwaltung der Immobilie. Die Hausverwaltung stellt sicher, dass die WEG-Mitglieder ihre Hausgelder bezahlen und dass ausreichend Rücklagen für mögliche Investitionen bestehen. Mögliche Investitionen sind zum Beispiel Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen.
• Erstellung von Wirtschaftsplänen: Die Hausverwaltung erstellt den Wirtschaftsplan für das kommende Wirtschaftsjahr. Im Wirtschaftsplan hält der Verwalter fest, welche Einnahmen und Ausgaben im kommenden Wirtschaftsjahr zu erwarten sind. Wenn beispielsweise Ausgaben für Instandhaltungsmaßnahmen geplant sind, wird dies im Wirtschaftsplan festgehalten. Die Eigentümer stimmen über den Wirtschaftsplan auf der Eigentümerversammlung ab.
• Dienstleisterkoordination: Es ist Aufgabe der Hausverwaltung, die Dienstleisterkoordination zu übernehmen. Bei der Dienstleisterkoordination leitet der Verwalter Dienstleister wie Handwerker und Reinigungsdienste an, sodass diese ihre Arbeiten zeit- und kosteneffizient verrichten können.
• Wohnanlage begehen: Der Hausverwalter begeht regelmäßig die Wohnanlage, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Mögliche Probleme, die sich bei Beghungen der Wohnanlage gut entdecken lassen, sind zum Beispiel Schäden am Gebäude, Verschmutzungen und laute Nachbarn.
• Wohnungsübergaben durchführen: Die Hausverwaltung hat die Pflicht, Wohnungsübergaben durchzuführen. Bei einer Wohnungsübergabe nimmt der Hausverwalter die Wohnung vom alten Mieter entgegen und begutachtet und dokumentiert den Zustand der Wohnung. Die Hausverwaltung lässt sich bei der Übergabe der Wohnung sämtliche Schlüssel aushändigen, die zur Wohnung gehören. Im nächsten Schritt übergibt die Hausverwaltung die Wohnung an den neuen Mieter.