Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Viele Mieter in Deutschland müssen jedes Jahr eine nicht unerhebliche finanzielle Nachzahlung bei den Nebenkosten leisten. Die Kosten für Wasser, Heizung, Strom, Haus- und Straßenreinigung stellen einen bedeutenden Faktor dar. Fehler in der Abrechnung der Nebenkosten können unterschiedlicher Art sein, sowohl in formaler als auch inhaltlicher Hinsicht, und haben verschiedene Konsequenzen.

Die Mieter vertrauen dem Vermieter und nehmen die Aufstellung und Zahlen oft ungeprüft hin, wodurch Fehler bei den Nebenkostenabrechnungen häufig übersehen werden. Laut einer Studie enthalten 40 Prozent der Nebenkostenabrechnungen Fehler, wodurch viele Mieter überhöhte Nebenkosten zahlen. Mit einer geringen Investition an Zeit können die geforderten Kosten überprüft werden, da nicht jede Forderung berechtigt ist. Mehr als die Hälfte der deutschen Mieter überfliegt die Kostenaufstellung nur oberflächlich und begleicht den Betrag.

Interessanterweise prüfen Mieter mit einem Nettoeinkommen von 4.000 Euro im Gegensatz zu Mietern mit einem geringeren Einkommen die Abrechnungen genauer.

Häufige Fehler bei der Abrechnung der Nebenkosten sind fehlende Vereinbarungen im Mietvertrag, die Unvollständigkeit, Nachvollziehbarkeit nicht gegeben, ein falscher Abrechnungszeitraum, falsch aufgeführte Posten, falscher Verteilschlüssel, verspätete Zustellung, vermieterseitige Missachtung der wirtschaftlichen Grundsätze und die unerlaubte Umlage bei Leerstand.

Fehlende Vereinbarung im Mietvertrag bezüglich Betriebskosten

Voraussetzung für die Umlegung der Nebenkosten ist die Vereinbarung im Mietvertrag, ansonsten dürfen die Kosten nicht gefordert werden. Eine fehlende Vereinbarung hat zur Folge, dass der Mieter lediglich die Warmwasser- und Heizkosten bezahlen muss und die übrigen Kosten mit der Kaltmiete abgegolten sind.

Unvollständige Nebenkostenabrechnung

Für die Gültigkeit muss die Abrechnung für Nebenkosten zur Vollständigkeit folgende Informationen beinhalten:
- Angabe der Wohnung
- detaillierte Auflistung sämtlicher Kosten
- anteilige Kosten
- Gesamthöhe der Betriebskosten
- Hinweise auf Guthaben oder Nachforderungen
Die Abrechnung für die Nebenkosten muss dem Mieter die Möglichkeit bieten, diese vollständig zu kontrollieren, ansonsten ist sie fehlerhaft.

Nebenkostenabrechnung kann nicht nachvollzogen werden

Die Aufstellungen und Formulierungen sollte für eine einfache Prüfung nachvollziehbar sein.

Diese Kosten müssen klar ersichtlich sein:
- Höhe der Gesamtkosten
- Verteiler- oder Umlageschlüssel
- Anteil des Mieters
- Übersicht allfälliger Vorauszahlungen
Mit diesen Angaben kann die Abrechnung der Nebenkosten geprüft und nachgerechnet werden, ob der geforderte Anteil sowie die Summe sämtlicher Nebenkosten stimmt.

Ein Blick in den Mietvertrag lohnt sich als Vergleich, ob der darin festgehaltene Schlüssel Verteilerschlüssel demjenigen in der Nebenkostenabrechnung entspricht. Ist dieser vertraglich nicht festgelegt, verteilen sich die Nebenkosten nach dem Anteil von der Wohnfläche. Oft lohnt sich hier auch die Prüfung der Wohnfläche, da diese oft nicht der tatsächlichen Fläche entspricht. Eine Wohnflächenberechnung schafft hier Abhilfe und kann Ihnen sehr viel Geld sparen.
In der Regel gilt jede Position, welche unverständlich ist, als ungültig. Nebenkosten, die nicht selbst geprüft werden können, müssen nicht bezahlt werden. Das gilt auch bei unverständlichen Angaben wie beispielsweise dem Verteilerschlüssel nach § 556,Abs. 3 BGB.

Als zertifizierter Sachverständiger bieten wir unseren Kunden ein Aufmaß vor Ort an, um die Richtigkeit der Angaben aus dem Mietvertrag zu prüfen. Nehmen Sie hierzu einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf.

Falscher Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum für die Gültigkeit ist nach § 556 Abs. 3 BGB 12 Monate. Der Zeitraum darüber hinaus gilt als formaler Fehler und hat die Ungültigkeit der Abrechnung für die Nebenkosten zur Folge. Eine Ausnahme ist der kürzere Abrechnungszeitraum, wenn die Abrechnung nach dem Kalenderjahr erfolgt, als Beispiel bei einem Einzug per 1. September, erfolgt die Abrechnung bis 31. Dezember.

Ausnahme für die Abrechnung nach Verbrauch
Die Ausnahme sind Mietwohnungen in Zweifamilienhäusern, vorausgesetzt, dass der Vermieter ebenfalls in der gleichen Immobilie lebt. Diesfalls können zum Beispiel Heizkosten als Pauschale abgerechnet werden

Verteilung der Heizkosten
Die Verteilung der Heizkosten unterliegt der gesetzlichen Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Es empfiehlt sich, die berechneten Anteile genau zu prüfen. Nach Verbrauch abgerechnet werden müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten. 70 Prozent sind bei schlecht gedämmten oder älteren Immobilien die Regel. Der restliche Heizkostenanteil wird gemäß § 556 Abs. 3 BGB auf die Wohnfläche verteilt. Der Mieter ist berechtigt, die geforderten Kosten für die Heizung, wenn diese anders verteilt sind, gemäß § 556 Abs. 3 BGB, um 15 Prozent zu kürzen.

Verspätete Zustellung
Im Bürgerlichen Gesetzbuch unter § 556 Abs. 3 BGB findet sich die Frist für die Abrechnungen der Betriebskosten. Die Abrechnung für Nebenkosten sollte dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem beendeten Abrechnungszeitraum vorliegen.

Recht auf Rückzahlung
Von der Frist ist abhängig, ob die Nebenkostenabrechnung beachten werden muss, da eine verspätete Nachforderung in der Regel nicht bezahlt werden muss. Im Gegensatz steht dem Mieter die Rückzahlung trotz einer verspäteten Abrechnung zu.
Der Mieter hat ein Anrecht auf eine Abrechnung und sollte eine allfällige Rückerstattung auf jeden Fall einfordern.

Wissenswert
Die Betriebskosten müssen dem Mieter als Abrechnung auch dann innerhalb von der Jahresfrist vorliegen, wenn dem Vermieter die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Die Jahresabrechnung gilt für die Eigentümer von Wohnungen nicht als Grundlage für die Abrechnung der Betriebskosten.
Der Vermieter kann eine Nachforderung von den Betriebskosten nach der verstrichenen Jahresfrist nur dann geltend machen, wenn die Gründe für die verspätete Jahresrechnung weder fahrlässig noch absichtlich sind. Voraussetzung hierfür ist die Beweislage nach BGH Az. - VIII ZR 249/15.

Der Mieter hat die Möglichkeit, zu prüfen, ob die Kosten auf der Abrechnung zu hoch sind. Der Grundsatz bei den Nebenkosten ist die Wirtschaftlichkeit. Bei den Maßnahmen und Entscheidungen muss der Vermieter ein angemessenes Verhältnis in Bezug auf das Verhältnis Kosten-Nutzen gemäß § 556 Abs. 3 BGB berücksichtigen.

Umlage des Leerstands auf den Mieter
Der Vermieter muss für die Kosten einer leerstehenden Wohnung selbst aufkommen und darf diese nicht auf die verbleibenden Mieter umlegen. Bei der Berechnung der Gesamtkosten müssen leerstehende Wohnungen mitberücksichtigt werden.
Ein Anzeichen dafür, dass ein Vermieter lediglich die vermieteten Wohnungen abgerechnet hat, um auf diese Weise Kosten zu sparen, ist die im Vergleich zum Vorjahr veränderte Gesamtanzahl an Quadratmetern. Dieser Umstand muss vom Mieter nicht akzeptiert werden.

Eine Nachforderung für Nebenkosten bereitet keine Freude, grundsätzlich gilt jedoch, dass der Mieter die - hohen - Nachforderungen zahlen muss (BGH VIII ZR 195/03). Bedenken bei zu hohen Nebenkosten müssen vom Mieter belegt werden. Für Hausmeisterdienste, Gebäudereinigung und Gartenpflege können bei anderen Unternehmen zum Vergleich Kostenvorschläge angefragt werden.


Maßnahmen bei Nebenkostenabrechnungen mit Fehlern
Bei Zweifeln an der Richtigkeit von der Abrechnung für die Nebenkosten kann Einsicht in die Belege verlangt und Widerspruch eingelegt werden. Dieser ist auch ohne Einsichtnahme möglich.

Mietverein Köln / Geschäftsstelle Düren
Wir emfehlen Ihnen, sich bei Unklarheiten an den Mietverein Köln zu wenden. Dieser prüft für einen geringen Mitgliedschaftsbeitrag die Nebenkostenabrechnung und steht beratend zur Seite. Bestehen erwiesenermaßen Fehler, können Sie sich für eine Berufung an den Mietverein Düren wenden:

Kaiserplatz 1a - 52349 Düren
Webseite: https://www.mieterverein-koeln.de
Kontaktformular: https://www.mieterverein-koeln.de/kontakt/kontakt/
Telefon: 02421 167 52